[OPINI] AUDIT ATAS PEMANFAATAN BARANG MILIK NEGARA

Belajar untuk Hidup Lebih Baik

Halo, Auditor Internal Pemerintah....

Salam GGCG (Good Governance and Clean Government)...

Kalau Auditor Internal atau Satuan Pengawas Internal (SPI) Pemerintahan dan Non-Pemerintahan, mungkin lebih sering menggunakan istilah GRC (Governance, Risk Management and Control)....

Pada Kesempatan ini, saya ingin menuliskan pendapat pribadiku untuk salah satu penugasan pengawasan internal dalam bentuk assurance activities yaitu Audit berupa Audit atas Pemanfaatan barang Milik Negara. Semoga Nilai Tambah Auditor Internal Pemerintah dapat meningkat melalui pengalaman dan opiniku ini.  Nilai Tambah Auditor ini ditentukan oleh AUDITI loh, apabila Auditi Puas dengan Kinerja APIP, maka kita telah memberikan nilai tambah. Ini pendapat dari Richard Chambers

​Richard F. Chambers, CIA, QIAL, CGAP, CCSA​, CRMA, is president and CEO of The IIA. In Chambers on the Profession, he shares his personal reflections and insights based on his 40 years of experience in the internal audit profession.

Silahkan dibaca dan dipahami artikelnya berikut ini:

https://iaonline.theiia.org/blogs/chambers/2018/Pages/Stakeholders-Have-Last-Word-on-Whether-Internal-Audit-Adds-Value.aspx

Pernyataannya yang menarik adalah 

If we haven't struck the right balance between assurance and advisory work, for example, some stakeholders might question whether they are getting what they pay us for. 

The lesson was clear: Our key stakeholders have the last word on whether we are doing our jobs well. And they judge an internal audit function not by how well run it is, but by the value it generates for them.

Pada Kesempatan ini, saya ingin menuliskan pendapat pribadiku jika Rekan Auditor Internal ditugaskan pimpinan untuk menjadi Ketua Tim pada penugasan Audit Pemanfaatan barang Milik Negara.

TAHAP I: PERENCANAAN

Perencanaan adalah tanggungjawab ketua tim. Menyusun Map Kuning (Isitilah kantor kami untuk Kendali Mutu Perencanaan ) harus dilaksanakan oleh Ketua Tim dengan penuh ketelitian dan rinci. Jika Anda gagal dalam merencanakan, maka anda merencanakan kegagalan. 

Hal ini sesuai Pesan Richard Chambers juga sesuai artikel dibawah ini: https://iaonline.theiia.org/blogs/chambers/2018/Pages/When-the-Wheels-Come-Off-an-Internal-Audit-the-Culprit-Is-Usually-Poor-Planning.aspx

Pernyataannya yang menarik adalah:

My hope is that, by talking about our mistakes, we can correct our course and prevent future problems.

In general, most issues that arise when the wheels come off during internal audits stem from a single root cause: inadequate engagement planning. It can be tempting to cut engagement planning short, especially when we're still trying to wrap up the last audit. But when we resort to shortcuts, the results can be disastrous. In the words of Benjamin Franklin, "By failing to prepare, you are preparing to fail."

Hal pertama yang perlu disusun dalam Tahap perencanaan adalah Identifikasi Risiko Auditi dalam Pelaksanaan Pemanfaatan Barang Milik Negara (BMN), diantaranya adalah:

1. Pemanfaatan BMN tidak ada persetujuan Pengelola Barang atau Pengguna Barang sesuai Peraturan;

2. Pemanfaatan BMN merugikan Negara atau tidak optimal dalam menghasilkan Penerimaan Negara;

3. Barang Milik Negara dimanfaatkan Pihak yang tidak berwenang atau tidak ada perjanjian

4. BMN yang dimanfaatkan tidak dilakukan pengamanan Fisik, Administratif dan Hukum

5. BMN yang dimanfaatkan tidak dilaksanakan sesuai Perjanjian

6. DLL

Melalui identifikasi risiko diatas, silahkan ditentukan Tujuan, Sasaran, Ruang Lingkup dan Metodologi Audit yang akan dilaksanakan. Selanjutnya Menyusun Kendali Mutu Perencanaan seperti Kartu penugasan, program kerja Audit, Anggaran Waktu Audit, Pakta Integritas dan Konsep Notulensi Kesepakatan. Selanjutnya disusun Konsep Surat Perintah Pimpinan dan Surat Pengantar dari pimpinan kepada Auditi terkait Penugasan Audit. 

Hal penting yang sering terlupakan pada saat perencanaan adalah Kurangnya dokumentasi atas supervisi pimpinan, dan kurangnya rapat tim internal untuk kesepakatan atas Tujuan, Sasaran, Ruang Lingkup, Metodologi dan Program kerja Audit.

Hal lain yang diperhatikan juga adalah seluruh anggota tim telah memperoleh bagian penugasannya masing-masing yang akan menjadi tanggungjawabnya dan anggota tim telah memahami dan melengkapi seluruh peraturan terkait BMN, Auditi, Standar Audit dan Kode Etik Audit.

TAHAP II: PELAKSANAAN

Jika Surat Perintah dan Surat pengantar telah ditandatangani, selanjutnya adalah menghubungi Auditi untuk Entry Meeting. Pada saat Entry Meeting, Auditi disampaikan Tujuan, Sasaran, Ruang Lingkup, Metodologi  Audit. Tambahan pula ditandatanganinya Notulensi Kesepakatan bersama dan disampaikan Surat permohonan data dukung Audit serta dimintakan Person In Charge (PIC) Auditi. Alangkah lebih baik jika PIC Auditi cuma 1 orang dan data keluar masuk dari PIC Auditi dan hanya melalui Ketua Tim Saja. Jika ada metodologi untuk Cek Fisik/Observasi lapangan/opname Fisik/Permintaan Keterangan, maka sejak entry meeting hal ini untuk disampaikan, lengkap dengan hari dan tanggal pelaksanaannya.

Ketua Tim harus membuat daftar permohonan data dukung audit dan daftar dokumen data dukung audit yang telah diperoleh. Alangkah lebih baik seluruh data diperoleh melalui email resmi kantor agar termonitor secara online dan lebih aman.

Apabila ada  Cek Fisik/Observasi lapangan/opname Fisik/Permintaan Keterangan, maka harus dikeluarkan produk berita Acara yang ditandatangani oleh Auditor dan Auditi.

Jika Surat Perintah telah berakhir, maka Pengendali Teknis Tim Audit mengirimkan Notisi Audit agar ditanggapi oleh Auditi paling lambat 7 hari kerja sejak Notisi Audit diterima Auditi. Apabila diperlukan pembahasan sebelum ada tanggapan tertulis, maka auditi mengundang tim audit dalam rangka ekspose (pembahasan). Ingat yang diundang adalah Inspekturnya karena Beliau adalah penangggung jawab Tim dan bukan pengendali Teknis. Jika ekspose telah dilaksanakan, Penanggungjawab Auditi (Eselon II) menandatangani Surat Kesanggupan Menindaklanjuti Hasil Pengawasan Tim inspektorat Jenderal KESDM.

TAHAP III: PELAPORAN

Apabila masa penugasan dalam Surat Perintah telah berakhir, maka 14 hari kerja berikutnya Laporan hasil Audit harus telah diterbitkan oleh Penanggung Jawab Tim Audit sebagaiamana diatur dalam Peraturan Menteri ESDM. Pelaporan harus mencantumkan bahwa pelaksanaan audit telah dilaksanakan sesuai standar audit, dan mencantumkan Fakta, dan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti oleh Auditi untuk perbaikan ke depannya.

Adapun Fakta dan Rekomendasi yang sering terjadi dalam Audit Pemanfaatan BMN adalah:

1. Fakta : Perjanjian pemanfaatan BMN tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku.  

Rekomendasi: Amandemen Perjanjian Pemanfaatan BMN agar sesuai peraturan yang berlaku;

2. Fakta: Perjanjian pemanfaatan BMN berpotensi tidak menguntungkan negara secara optimal. 

Rekomendasi: Amandemen Perjanjian Pemanfaatan BMN agar lebih menguntungkan negara

3.Fakta: Pemanfaatan BMN tidak disertai dengan pengamanan BMN yang memadai baik Pengamanan Fisik, Administratif maupun Hukum. 

Rekomendasi : Meningkatkan pengamanan BMN yang dimanfaatkan baik Pengamanan Fisik, Administratif maupun Hukum sesuai dengan kewenangan masing-masing pihak sebagaimana diatur dalam peraturan yang berlaku.

4. Fakta: Realisasi Pemanfaatan BMN tidak sesuai dengan perjanjian Pemanfaatan BMN.

Rekomendasi: Pemanfaatan BMN disesuaikan dengan Perjanjian Pemanfaatan BMN atau Amandemen Perjanjian pemanfaatan BMN.

5. DLL

Dokumentasi pada saat observasi lapangan:

Demikianlah pengalaman saya pada saat audit pemanfaatan BMN. Semoga dapat bermanfaat bagi Rekan Auditor Internal Pemerintah.
Risiko ini bisa berkembang dan Program kerja Audit juga bisa berkembang sesuai situasi dan kondisi atau sesuai perjanjiannya.

#Salam GGCG

#progress through sharing

#Add Value

#audit risk-based