Jika ditanya opini pribadi, lebih nyaman mana menjadi anggota tim atau ketua tim atau pengendali teknis saat penugasan pengawasan internal? Saya akan yakin menjawab lebih nyaman jadi Anggota tim. Jika ditanya alasannya, maka jawaban saya adalah:
1. Meskipun anggota tim itu tunjangan kinerjanya lebih rendah karena masih auditor pertama, tetapi tanggungjawabnya lebih kecil. Anggota tim cukup membuat dan menyusun Kertas Kerja Pengawasan sebagaimana diarahkan dalam Program Kerja Pengawasan yang dibuat oleh Ketua Tim. Perencanaan dan Pelaporan menjadi tanggungjawab ketua tim.
2. Anggota Tim senantiasa diberikan arahan dan dibimbing terutama saat penugasan baru yang belum ada Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) atau Petunjuk Teknis(Juknis)
3. Anggota tim senantiasa diprioritaskan untuk observasi lapangan sehingga dapat menambah penghasilan meskipun SPD tidak dikategorikan penambah penghasilan
4. Anggota tim tidak dipanggil pengadilan atau Aparat Penegak Hukum jika ada permasalahan hukum atas auditi kecuali jika nyata dan jelas anggota tim terbukti ada mensrea melakukan tindak pidana tertentu
5. Anggota tim tetap bisa dinas luar kota meskipun laporan hasil pengawasan sebelumnya belum selesai
6. Anggota tim tidak dibebani memikirkan kesejahteraan atau keadilan atau pemerataan untuk seluruh personil tim auditor
7. Anggota tim tidak dibebani mengubah Program Kerja Pengawasan dan mencari Prosedur Pengawasan Baru untuk mendapatkan fakta yang relevan, kompeten, cukup dan berguna.
Nah, Per Maret 2018, setelah dilantik menjadi Auditor Muda, saya ditugaskan menjadi seorang Ketua Tim dalam suatu penugasan kedinasan Itjen KESDM. Saya belajar dan mencoba mengimplementasikan juga 5 tingkatan kepemimpinan yang dikemukakan John C. Maxwell sesuai gambar dibawah ini:
Tugas ketua tim yang paling berat dibandingkan Anggota Tim, dan Pengendali Teknis serta Pengendali Mutu. Ibarat dalam tim sepakbola, Ketua Tim itu seperti Kapten di lapangan bahkan bisa seperti Pelatih diluar lapangan. Tunjangan kinerja Ketua Tim (biasanya Auditor Muda) lebih besar dari Anggota Tim (biasanya Auditor Pertama). Beberapa hal yang Wajib dikerjakan oleh Ketua Tim adalah
1. Menyusun dan memonitor Perencanaan Penugasan untuk disupervisi Pengendali Teknis dan disetujui Penanggungjawab. Perencanaan ini meliputi penyusunan konsep surat tugas, program kerja pengawasan, anggaran waktu penugasan, notulensi kesepakatan entry meeting, pakta integritas, dan lain-lain yang dianggap perlu
2. Ketika perencanaan itu telah ditandatangani oleh pejabat terkait (inspektur jenderal atas nama Menteri untuk surat tugas), maka Ketua tim mengumpulkan data yang dibutuhkan oleh anggota tim lalu menghubungi auditi untuk jadwal entry meeting dan mempersiapkan paparan entry meeting
3. Ketika entry meeting dilaksanakan, ketua tim menjelaskan metodologi, tujuan, ruang lingkup penugasan serta mempersiapkan notulensi kesepakatan bersama auditi. Selanjutnya ketua tim mempersiapkan surat atau daftar permohonan data dukung dari auditi serta PIC Auditi akan memberikan data kepada PIC Auditor(yaitu ketua tim)
4. Ketua tim, khususnya tim saya, data akan keluar masuk melalui ketua tim dan saya akan memonitor progress data dukung dari auditi melalui powerpoint dan melaporkan hal ini mingguan kepada auditi dan pengendali teknis agar dibantu mempercepat pengumpulan data dukung dari auditi
5. Ketua Tim mempersiapkan itinery atau observasi lapangan jika dibutuhkan mempertimbangkan ketersediaan anggaran dan materialitas (besaran dana) atas objek yang akan diobservasi.
6. Ketua tim memberikan arahan kepada anggota tim saat menyusun Kertas Kerja Pengawasan agar semuanya sama formatnya dan lengkap atributnya dan sudah memenuhi kriteria relevan, cukup, kompeten dan berguna.
7. Ketua tim menyusun risalah atau notisi audit atau paparan hasil pengawasan atau persiapan exit meeting dan menghubungi auditi untuk jadwal exit meeting
8. Pada saat exit meeting, ketua tim menjelaskan hasil pengawasan, menandatangani notulensi kesepakatan exit meeting, meminta auditi menanandatangani surat pernyataan kesanggupan menindaklanjuti dan memberikan tanggapan tertulis atas hasil pengawasan
9. Ketua tim mengarsipkan dokumen kertas kerja pengawasan baik hardcopy maupun softcopy melalui aplikasi epengawasan atay drive google atas nas.itjen.esdm.go.id
10. Ketua tim menyusun konsep laporan untuk disupervisi pengendali teknis dan ditandatangani penanggungjawab.
Beberapa hal yang saya selalu arahkan dalam tim saya adalah
1. Jangan bermain2 ketika mengawasi pengadaan barang dan jasa saat keadaan darurat atau bencana. Ancamannya hukuman mati jika korupsi saat bencana.
2. Jangan bermain2 ketika ada yang fiktif. Ancamannya tindak pidana korupsi.
3. Prioritaskan Belanja Modal atau pegadaan barang dan jasa. Jika tidak ada, lalu periksa belanja perjalanan dinas dan honor tim. Jika hanya sedikit belanjanya, barulah memeriksa belanja pegawai memperhatikan absensi pegawai
4. Hati2 saat memberikan rekomendasi. Jika ada lebih bayar, pastikan tidak ada pekerjaan diluar kontrak yang dikerjakan penyedia. Pastikan pekerjaan itupun dilakukan atas seijin PPK.
5. Prioritaskan merasa cukup dengan SPD dari kantor itjen. Bedakan kebutuhan dan keinginan.
6. DLL
Ketua tim juga dapat mengingatkan auditi jika tidak memberikan data dukung atau memperlambat pemberian data dukung karena dapat dikenakan hukumuan disiplin pegawai sesuai PP no 53 karena menghalangi penugasan kedinasan itjen.
Ketua tim juga dapat mengingatkan anggota tim jika ingin bersekongkol dengan auditi untuk menutupi suatu kekurangan pekerjaan karena melanggar kode etik dan dapat merusak nama baik instansi.
Semoga penugasan kedinasanku dapat berjalan lancar dan tertib administrasi serta dapat ditindaklanjuti auditi untuk perbaikan tata kelola auditi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar