IMPLEMENTASI PENGAWASAN JARAK JAUH (REMOTE
AUDITING)
UNTUK JANGKA PENDEK DAN JANGKA PANJANG
OLEH JUNIUS SIMBOLON
Auditor Muda,
Inspektorat III
Pendahuluan
Pandemi COVID19 merupakan suatu disruption
(gangguan/perubahan) atau suatu kejadian risiko
yang harus dimitigasi untuk mengurangi dampaknya terhadap pencapaian
tujuan organisasi. Salah satu mitigasi yang dilaksanakan oleh Itjen KESDM agar
tetap mempertahankan layanan assurance and consulting melalui Pengawasan
secara jarak jauh. Sesuai Hal ini juga mendukung upaya Itjen KESDM menuju era
pengawasan 2.0 yang penugasan pengawasannya dilaksanakan dengan bantuan
Komputer atau menggunakan Teknologi Informasi (Meskipun belum melaksanakan IT
Audit dan Software untuk Audit).
Pandemi ini dapat dijadikan momen bagi Internal Audit
dalam memberi nilai tambah dalam Organisasi melalui pemberian jasa layanan assurance
dan consulting bagi Organisasi terhadap Manajemen Risiko Organisasi, apakah
sudah cukup efektif atau belum, dalam menangani risiko pandemic ini sehingga
tujuan organisasi tetap dapat terlaksana. Beberapa hal yang perlu dilaksanakan
oleh Itjen KESDM pada masa Pandemi COVID19 ini, diantaranya adalah:
1) Memutakhirkan PKPT (Program Kerja Pengawasan Tahunan)
dengan mempriotiaskan Pengawasan pada Risiko Tinggi
2) Memberikan Assurance, apakah Peraturan telah
disusun dan ditegakkan, seperti Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB),
Perlengkapan Alat Pelindung Diri (APD), Alat Higinis, dll
3) Memberikan Consulting, apakah Perencanaan Kelangsungan
Manajemen (Business Continuity Plan (BCP) atau Business Continuity
Management(BCM) telah efektif atau belum, apakah telah mempertimbangkan risiko
gelombang kedua atau ketiga pandemic
4) Memberikan jasa Consulting kepada Manajemen, apakah
sudah melakukan mitigasi atas risiko yang tinggi seperti Risiko Teknologi
(Seiring Peningkatan Pemanfaatan Teknologi Informasi pada saat Pandemi, jadi
diperlukan Assurance bahwa TI telah aman dan nyaman digunakan oleh pegawai),
Risiko Anggaran (Apakah dapat merealisasikan anggaran dan mencapai target
Penerimaan, perlu Assurance dari Itjen), Risiko Operasional (Permasalahan
Rantai Pasok Barang dan Jasa, Permasalahan Kesehatan dan Keamanan Kerja menjadi
aspek assurance yang diberikan Itjen); dan Risiko Fraud (Pengawasan jarak jauh
menjadi Alternatif untuk memberikan jasa consulting agar fraud dapat dicegah)
5) Mempertimbangkan strategi pengawasan yang baru dan
meninggalkan strategi pengawasan lama yang masih manual
Berkembangnya COVID-19 serta adanya pembatasan
perjalanan di seluruh dunia, bersamaan dengan adanya kebutuhan untuk melakukan Pengawasan
sesuai dengan peraturan/ hukum atau adanya keperluan mendesak untuk melakukan pengawasan
telah memunculkan kembali pembicaraan serta perhatian terhadap upaya audit
internal untuk menemukan alternatif lain sebagai pengganti proses audit
tradisional - yang menggunakan metode tatap muka – untuk sesegera mungkin
diimplementasikan. Proses pengawasan jarak jauh (remote auditing) mungkin
merupakan alternatif terbaik yang dapat dilaksanakan, hal ini terutama karena
sebagian besar perusahaan telah membatasi perjalanan hanya untuk fungsi-fungsi
bisnis yang kritis, dan banyak negara di dunia telah melakukan penutupan
sementara perbatasannya. Penulis akan membahas tentang tantangan proses audit
jarak jauh serta menawarkan strategi untuk mengatasinya pada setiap bagian
proses penugasan audit, meliputi - perencanaan, pemeriksaan dokumen, kerja
lapangan, wawancara, dan pertemuan penutupan.
Bagaimana dengan Fakta Pengawasan Internal yang
dilaksanakan oleh Inspektorat Jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral (KESDM)? Apakah kita perlu mempertahankan pengawasan tradisional dengan
tatap muka dan observasi lapangan? Apakah Itjen KESDM dapat melaksanakan
Pengawasan Jarak Jauh untuk Jangka Pendek atau Jangka Panjang kelak?
ISI
Inspektorat Jenderal KESDM telah mulai berbenah.
Apalagi “dipaksa”dengan keadaan Pandemi COVID19 dengan arahan “Working From
Home” maka mau tidak mau, Auditor Internal melaksanakan penugasan
pengawasan Internal menggunakan Softcopy dan mulai memanfaatkan Informasi
Teknologi (IT Audit) dengan perlengkapan minimal dengan Microsoft Office (Word,
Excel, dan Powerpoint), meskipun belum optimal dibantu dengan Sofware CAAT
(Computer-Assisted Audit Technique atau Computer-Assisted Audit Tools) atau
Teknik Audit Berbantuan Komputer (TABK).
Elemen yang terkait proses pengawasan jarak jauh dalam
banyak hal dapat dianalogikan dengan pengawasan menggunakan kontak secara
langsung. Namun, fokus, tema utama dan pelaksanaan fase dari kedua pengawasan
ini berbeda. Berikut ini beberapa perbedaan pengawasan jarak jauh vs Pengawasan
Tradisional, diantaranya adalah:
|
No |
Perihal |
Pengawasan
Tradisional |
Pengawasan
Jarak Jauh |
|
1 |
Tahap Perencanaan |
Kendali Mutu
Perencanaan tetap |
Kendali Mutu
Perencanaan ada perubahan pada Program Kerja Pengawasan dan Anggaran Waktu
Pengawasan biasanya lebih cepat jika data dukung dari Auditi telah diarsipkan
dalam Soft-Copy dan tidak diperlukan adanya observasi lapangan. Namun,
anggaran waktu pengawasan bisa lebih lama jika data dukung dari Auditi masih
dalam Hard-Copy dan butuh waktu untuk Scan File tersebut kedalam Soft-Copy |
|
2 |
Rapat Pendahuluan
(Entry Meeting) |
·
Dilakukan tatap
langsung dan dihadiri oleh sebagian kecil Perwakilan dari Auditi
(tandatangan dan notulen akan
ditandatangani secara manual) ·
butuh waktu yang
lebih cepat (sekitar 1 jam) ·
Auditor memaparkan
Ruang Lingkup, sasaran, tujuan, metodologi penugasannya menggunakan
powerpoint |
·
Dilakukan secara
Video Conference dan dapat dihadiri sebagian besar Auditi (daftar hadir
secara online dalam Video Conference atau dibuatkan dalam Google Form dan
daftar hadir/notulen rapat akan ditandatangani Eselon II secara elektronik) ·
butuh waktu yang
lebih lama (sekitar 2-4 jam) karena akan membahas kesepakatan atas
keterbatasan ruang lingkup penugasan), bagaimana dan kapan informasi akan
dibagikan (bisa melalui WhatsApp Group, Email, Drive Google, Drive ESDM atau
media penyimpanan online lainnya), teknologi apa yang akan digunakan (mulai
dari kamera hingga drone sampai dengan dukungan kehadiran dari jarak
jauh/telepresence), otorisasi apa yang perlu diperoleh sebelumnya untuk dapat
melakukan pengambilan video maupun fotografi, serta area rahasia atau
terbatas apa yang perlu dipertimbangkan atau dihindari, perlu tidaknya kelak
akan dilakukan observasi lapangan jika diperlukan sesuai hasil pengawasan
jarak jauh tersebut |
|
3 |
Tahap Analisis dan
Evaluasi Dokumen |
Analisis dan Evaluasi
atas dokumen hardcopy dan bisa langsung ke ruangan arsip auditi |
·
butuh waktu auditi
untuk scan dokumen kedalam soft-file ·
Auditor harus terbuka
untuk menerima dan meninjau informasi dalam format apa pun yang paling mudah
diperoleh sehingga beban yang ada dapat diminimalkan. Jika memungkinkan,
pertimbangan harus diberikan terkait aksesibilitas sistem file digital yang
digunakan oleh pihak yang menyimpan rekaman catatan tersebut. Seringkali
akses langsung dapat diberikan secara sementara, hanya sepanjang pelaksanaan
audit ·
Pertimbangan yang
cermat harus diberikan untuk mengembangkan strategi yang efektif dalam
melakukan pengkajian data dari jarak jauh. Misalnya, penggunaan sampel
mungkin merupakan pilihan terbaik, tergantung pada jumlah rekaman catatan
yang akan diperiksa, Terlepas apakah auditor memeriksa semua atau sebagian
dari data yang tersedia, strategi yang akan digunakan harus didiskusikan
terlebih dahulu dengan auditee untuk memastikan kebenaran informasi yang
diberikan guna mendukung strategi pengambilan sampel. |
|
4 |
Tahap Opname Fisik
atau Observasi Lapangan |
Auditor dan Auditi
berada di lapangan untuk melakukan observasi lapangan |
·
merupakan aspek yang
paling menantang dari pelaksanaan pengawasan jarak jauh ·
Auditor Working From
Home dan Auditi yang melakukan Observasi Lapangan dengan Salah satu
pendekatannya adalah memanfaatkan teknologi komunikasi langsung dua arah,
termasuk penggunaan livestreaming dan teknologi two-way smart glasses
(kacamata pintar dua arah) ·
Alternatif untuk
komunikasi langsung dua arah adalah dengan video dan foto digital yang
diambil menggunakan telepon seluler Auditi, lalu disharing ke Auditor ·
Meskipun gagasan untuk memahami proses kerja secara
langsung (live walk-through) menjadi hal yang sangat menarik,
namun timbul keterbatasan sebagai berikut: Sebagian besar tempat kerja tidak
memiliki fasilitas Wi-Fi, Tempat kerja yang menjadi lingkup audit kebetulan
berada di lokasi terpencil atau berada di dalam bangunan tua yang dibangun
seperti bunker di mana layanan seluler terbatas, atau kekuatan sinyalnya
buruk, menurunkan kualitas penayangan video secara langsung, Kebisingan
daerah sekitar ataupun (sebaliknya) kemampuan teknologi dalam menyerap
kebisingan dapat mencegah personil jarak jauh untuk mendengar tanggapan saat
wawancara |
|
5 |
Tahap Wawancara atau
Permintaan Keterangan |
Dilakukan dengan bertatap
muka |
·
wawancara langsung
serta dapat dilakukan melalui penjadwalan panggilan video terhadap
personil-personil inti dengan menggunakan sejumlah teknologi yang tersedia
(misalnya, Microsoft Teams, Skype, dan Zoom). ·
Mempersiapkan
wawancara jarak jauh membutuhkan waktu tambahan bagi auditor. Setiap auditor
harus siap dengan daftar pertanyaan dan hal-hal terkait informasi tambahan
apa yang dibutuhkan, berdasarkan informasi yang diperoleh dari kajian atau
analisis dan evaluasi dokumen. |
|
6 |
Rapat Penutupan (Exit
Meeting) |
·
Dilakukan tatap
langsung dan dihadiri oleh sebagian kecil Perwakilan dari Auditi
(tandatangan dan notulen akan
ditandatangani secara manual) ·
butuh waktu yang
lebih cepat (sekitar 1 jam) ·
Auditor memaparkan hasil
penugasan pengawasan dan meminta tanggapan dari Auditi secara tertulis
(melalui notisi auditi di tandatangani oleh Pengendali Teknis secara manual) ·
Auditi menandatangani
Surat Pernyataan Kesanggupan Menindaklanjuti Hasil Penugasan secara manual |
·
Dilakukan melalui Video
Conference dan dapat dihadiri oleh sebagian besar Perwakilan dari Auditi
(tandatangan dan notulen akan
ditandatangani secara elektronik, dapat menggunakan google form) ·
butuh waktu yang
lebih lama (sekitar 1-2 jam) ·
Auditor memaparkan hasil
penugasan pengawasan dan meminta tanggapan dari Auditi saat wawancara, dan
notulen rapat yang memuat tanggapan auditi ditandatangani secara elektronik
oleh Penanggung Jawab Auditor dan Penanggung Jawab Kinerja Auditi sehingga
tidak diperlukan lagi notisi audit ·
Auditi menandatangani
Surat Pernyataan Kesanggupan Menindaklanjuti Hasil Penugasan secara
elektronik |
Proses Pengawasan jarak jauh merupakan pendekatan yang
menjanjikan, terutama jika mengingat satu atau dua hari perjalanan dapat
dihemat per fasilitas apabila auditor tidak melakukan perjalanan ke lokasi. Alasan
lain untuk melakukan proses audit jarak jauh antara lain:
·
Tempat
kerja yang sulit atau berbahaya untuk dikunjungi, seperti yang berlokasi di
daerah yang terkena dampak kerusuhan politik, atau di mana perjalanan ke atau
dari wilayah hukum dibatasi.
·
Situasi
di mana tinjauan dengan volume yang tinggi diperlukan dalam jangka waktu yang
singkat, seperti inisiatif audit yang berkaitan dengan akuisisi atau
pengurangan risiko
Beberapa hal positif yang dijumpai saat menerapkan
proses pengawasan jarak jauh, diantaranya antara lain:
·
Mengurangi
biaya perjalanan. Untuk program audit dengan beberapa rencana audit tahunan,
proses audit jarak jauh dapat memberikan penghematan yang signifikan.
·
Memperluas
cakupan. Proses audit jarak jauh memungkinkan lebih banyak cakupan ketika
terjadi persaingan dalam hal prioritas volume dan waktu.
·
Pemanfaatan
spesialis yang diperluas. Spesialis dapat terhubung dari jarak jauh pada
wawancara tertentu atau dalam bagian tertentu pada proses perencanaan audit,
sehingga tidak dibutuhkan untuk selalu hadir pada keseluruhan pelaksanaan
audit.
·
Peningkatan
hasil reviu dokumen. Reviu jarak jauh atas beberapa rencana serta dokumentasi,
sesuai dengan kecepatan masing-masing auditor, berkontribusi terhadap kualitas
hasil reviu yang lebih tinggi serta pendalamanan dokumentasinya.
·
Peningkatan
penggunaan teknologi yang ada dapat memperkuat dokumentasi dan pelaporan.
Penggunaan teknologi oleh personil terkait dalam rangka pengambilan informasi
melalui video dan fotografi dapat berkontribusi untuk meningkatkan pemahaman
dan pemanfaatan teknologi yang ada. Hal tersebut juga berkontribusi terhadap
dokumentasi yang lebih baik terkait keadaan, peningkatan kemampuan untuk melaporkan
adanya kejadian maupun kondisi kepada personil perusahaan di daerah terpencil,
serta meningkatkan peluang sebagai alat pelatihan jarak jauh di masa mendatang.
·
Beban
audit terhadap fasilitas operasional dapat dimitigasi. Waktu yang diperlukan
untuk mengumpulkan serta memproses secara digital dokumentasi, video, dan
gambar dapat dibagi menjadi beberapa minggu, daripada terkonsentrasi ke dalam
periode audit yang dapat menyita waktu personil dari kegiatan sehari-harinya.
·
Peningkatan
organisasi serta konfirmasi atas dokumentasi yang diperlukan. Karena personil
terkait harus meninjau serta mengumpulkan dokumen yang diperlukan, proses audit
jarak jauh memberikan kesempatan untuk mengatur dan mengkonfirmasi bahwa semua
dokumentasi yang diperlukan untuk inspeksi sesuai ketentuan sudah tersedia.
Beberapa keterbatasan dari pendekatan proses pengawasan
jarak jauh, diantaranya adalah:
·
Pengamatan
secara langsung tidak dapat tergantikan. Tidak ada yang dapat menggantikan
proses melihat secara langsung, mengamati bahasa tubuh, atau bahkan
memperhatikan bau yang tidak seharusnya. Audit secara langsung juga memiliki
keterbatasan dalam kondisi tertentu, diantaranya terhadap operasi yang
mempersyaratkan keamanan, sangat terbatas, atau di lingkungan yang sensitif.
Kita tidak dapat berjalan melalui ruangan yang bersih dengan perangkat video,
kita juga tidak dapat membawanya ke beberapa pabrik kimia ataupun kilang.
·
Audit
jarak jauh menyulitkan dalam menjalin hubungan dengan auditee. Hilangnya
kesempatan untuk memberikan petunjuk, kiat, dan hasil pengamatan dalam rangka
perbaikan. Kesulitan untuk mengenali praktik terbaik atau menggambarkan hal-hal
yang dapat bermanfaat bagi orang lain, di luar proses dokumentasi. Auditor yang
baik melakukan hal tersebut, dan seringkali merupakan hal yang paling berguna
yang dapat diperoleh oleh auditee.
·
Kurangnya
interaksi personal langsung membuka peluang terjadinya fraud. Peluang untuk
menyampaikan dokumen yang telah dimanipulasi serta penghilangan informasi yang
relevan akan semakin meningkat. Hal ini mungkin memerlukan perencanaan
tambahan, beberapa prosedur audit tambahan/berbeda, ataupun ditindaklanjuti
setelah dihilangkannya beberapa hambatan dalam audit tradisional.
Beberapa contoh dokumentasi dibawah ini yang telah
melaksanakan pengawasan jarak jauh untuk penugasan reviu revisi anggaran,
yaitu:
1) Tahap Entry Meeting
2) Tahap Wawancara
3) Tahap Exit Meeting
KESIMPULAN
Inovasi dan transformasi menjadi fokus bisnis serta
program audit di seluruh dunia saat ini. Adalah saat yang tepat untuk
mengkomunikasikan proses audit jarak jauh. Terdapat beberapa teknologi
berkembang yang menunjukkan harapan besar dalam bidang tersebut, termasuk
penggunaan streaming video langsung, Augmented Reality (AR) dan Virtual Reality
(VR), pesawat tak berawak (drone) dan kecerdasan buatan (AI), serta lainnya. Namun, berdasarkan
pengalaman penulis, terdapat peringatan: jangan biarkan kemewahan teknologi
baru membuat kita tidak menggunakan apa yang kita miliki (dan pahami cara menggunakannya)
saat ini. Drone membutuhkan operator yang berpengalaman serta berlisensi pada
beberapa perusahaan di yurisdiksi tertentu. Livestreaming serta Augmented
Reality membutuhkan peralatan khusus dan bandwidth yang besar. Teruslah
mengembangkan batasan –teknologi ini sangat berguna – akan tetapi gunakan apa
yang sudah ada saat ini, dengan tujuan untuk menggabungkannya dengan teknologi
baru di masa depan. Proses audit jarak jauh bukanlah satu-satunya solusi yang
tepat untuk semua masalah. Hal ini bukan pula sebagai pengganti dalam
pelaksanaan audit secara langsung. Namun, sebagai bagian dari program asurans
jangka panjang, audit jarak jauh dapat berperan serta, dalam memberikan asurans
ketika kondisi khusus tidak memungkinakan pelaksanaan bisnis sebagaimana
biasanya.
Inspektorat Jenderal KESDM perlu melakukan beberapa
upaya agar pengawasan jarak jauh (remote auditing) ini dapat diimplementasikan,
diantaranya adalah:
1) Memutakhirkan Kendali Mutu Petunjuk Pelaksanaan atau
Petunjuk Teknis Pengawasan Intern di lingkungan KESDM dengan menambahkan
alternative Pengawasan Jarak Jauh;
2) Memutakhirkan Program Kerja Pengawasan Tahunan Tahun
2020 dengan menambahkan alternative dan pembiayaan untuk Pengawasan Jarak Jauh;
3) Mengembangkan aplikasi e-pengawasan agar dapat digunakan
secara optimal dalam Pengawasan Jarak Jauh;
4) Mengimplementasikan Pengawasan Jarak Jauh untuk
Penugasan Pengawasan Internal yang lebih sesuai dilakukan mengingat Pandemi
COVID19 yang belum berakhir, terutama pada Penugasan yang tidak membutuhkan observasi
lapangan ke lokasi terpencil, tetapi hanya disekitar Gedung kantor auditi.
Penugasan yang dimaksud dapat dilakukan untuk Reviu Revisi Anggaran, Monitoring
dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi, Monitoring dan Evaluasi
Pembangunan Zona Integritas, Asistensi Penyusunan Risk Universe di lingkungan
KESDM, dan Penugasan Pengawasan lainnya.
5) Menyediakan anggaran untuk Penyediaan Sarana dan
Prasarana yang dibutuhkan untuk mendukung pengawasan jarak jauh yang lebih
optimal seperti Drone, Virtual Reality, dll
Menyediakan anggaran untuk Pengembangan Kompetensi
Auditor agar dapat menggunakan teknologi informasi yang dibutuhkan untuk
Pengawasan jarak jauh seperti penggunaan Drone, Virtual Reality, dll
DAFTAR PUSTAKA
Panduan IIA Global tentang Remote Auditing
Tidak ada komentar:
Posting Komentar